Es importante optimizar una base de datos de Access 2007 si planea compartirla en la red. La optimización de una base de datos proporciona beneficios a cualquier base de datos, pero si está compartiendo en una red de una base de datos optimizada usted y los demás usuario podrá acceder y guardar más rápido. Usted puede optimizar base de datos existentes, pero resulta mejor realizarla cuando la base de datos de Access 2007 se encuentra en las primeras etapas de planificación y creación, sobre todo al crear campos y cuadros individuales.
Duplicación
Reduzca la duplicación de su base de datos Access 2007. El proceso de normalizar los cuadros de Access 2007 asegura que la información se almacene en un sólo lugar. Por ejemplo, una base de datos de clientes sólo almacenará la información de contacto del cliente en el cuadro del cliente adecuado. La información se vincula a otros cuadros que contiene otros cuadros y consultas, según sea necesario. En algunos casos esto puede no ser posible. Por ejemplo, el cuadro de un pedido debe incluir el precio del producto o servicio al momento de la orden. Si se vincula al cuadro de los productos o servicios actuales, el precio del pedido reflejará los cambios realizados en el precio con el tiempo. Esto sería inaceptable para fines de archivo.
Clave principal
Cree una clave principal para cada cuadro. Una clave principal consta de uno o más campos en un registro que identifican cada registro de forma única. El campo debe consistir de un único número no relacionado para aumentar la eficiencia. Access 2007 incluye una función Autonumérica para crear números únicos en el campo de clave principal. A pesar de que puede utilizar varios campos y campos de texto como claves principales, esto crea bases de datos grandes y reduce la velocidad de acceso de red.
Principios de bases de datos relacionales
Cree relaciones entre cuadros. Las relaciones entre cuadros conectan los registros de dos cuadros. Por ejemplo, el cuadro de clientes deben estar relacionado con el cuadro de pedidos. La clave primaria del cuadro de clientes puede aparecer en el cuadro de pedidos como la identificación del cliente. Otros campos como el nombre y la dirección están relacionados con el cuadro del cliente utilizando el identificador del cliente. Los cambios en el cuadro del cliente se registran y actualizan automáticamente en los cuadros relacionados de manera predeterminada. Esto evita errores y mantiene la base de datos tan pequeña como sea posible.
Diseño eficiente
Asigne el tipo de dato más pequeño posible para cada campo. A cada campo se le asigna un tipo de datos en particular. Por ejemplo, el campo de nombre en un cuadro de clientes almacena texto. Hay dos tipos de datos diseñado para almacenar texto los cuales son TEXTO y MEMO. El tipo de datos Memo almacena hasta 63.999 caracteres, lo cual es obviamente mucho más grande de lo necesario. En su lugar, seleccione el tipo de datos Texto, que almacena hasta 255 caracteres de texto.
Métodos de acceso
Abra el menú Registros y utilice el modo de comando DataEntry para agregar registros. Access 2007 recupera el contenido de un cuadro al momento de abrirlo. Pero no hay necesidad de recuperar todo el cuadro si usted sólo va a agregar registros. Utilizar el modo DataEntry acelera el proceso de agregar registros a un cuadro significativamente.
Formularios y consultas
Utilice los formularios y las consultas para trabajar con la base de datos. Los formularios y las consultas creados correctamente aceleran el acceso a la base de datos. Limite el número de registros devueltos por la búsqueda para acelerar el tiempo de búsqueda y ahorrar ancho de banda de red al diseñar una consulta de búsqueda. Cree formularios para agregar datos a los cuadros que se utilizan regularmente. Establecer la propiedad de DataEntry a Sí es lo mismo que utilizar el modo DataEntry en el menú Registros y acelera el proceso de agregar registros a un cuadro.
